Przed wprowadzeniem nowego narzędzia Administrator Danych Osobowych powinien przeprowadzić analizę zagrożeń związanych z wdrożeniem nowego narzędzia, w którym będą przetwarzane dane osobowe. Oprócz tego powinien zaktualizować obowiązujące klauzule informacyjne, jeżeli zmianie uległy informacje przekazane na mocy art. 13 ust. 1 i 2 RODO.
Jeżeli szkoła/uczelnia nie korzystała z narzędzi do prowadzenia zajęć zdalnych lub zakupiła nowe oprogramowanie powinna przekazać osobom, których dane dotyczą informację o nowych odbiorcach danych (dostawca rozwiązana informatycznego), zgodnie z art. 13 ust. 1 lit. e RODO. W związku z korzystaniem z nowych rozwiązań informatycznych, poza nowym odbiorcami danych, w przypadku dostawców z siedzibami w państwach trzecich, należy wskazać w klauzuli informacje o transferze danych do państwa trzeciego, wraz ze szczegółami dotyczącymi tego transferu zgodnie z art. 13 ust. 1 lit. f RODO.